Jak prowadzić księgowość firmy transportowej? Polska na rynku europejskim jest potentatem, jeżeli chodzi o firmy transportowe. Współcześnie możemy powiedzieć, że kierowcy z Polski zdominowali wewnętrzny rynek europejski. Jesteśmy niekwestionowanym liderem. Siła naszych transportowców jest większa od drugich i trzecich w zestawieniu, Hiszpanów oraz Niemców razem wziętych.
Rynek cały czas się rozrasta, co wiąże się również i z tym, że powstaje na naszym terenie coraz więcej firm transportowych. Wiele firm jednak nie ma tak zwanego know-how, jak dobrze zarządzać taką firmą. Dotyczy to bardzo wielu aspektów i niesie ze sobą ryzyko tego, że niektóre firmy, mogą na rynku po prostu się nie utrzymać. Wiele z problematycznych kwestii dotyczy między innymi księgowania.
Księgowość w firmie transportowej
Kiedy zakładamy jakąkolwiek firmę (nie musi być to koniecznie firma transportowa), musimy oczywiście (poza pewnymi wyjątkami) prowadzić księgowość. Księgowość w najprostszym przypadku ogranicza się do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz do składania w odpowiednim terminie różnego rodzaju zeznań. Dotyczy to między innymi podatku VAT, czy podatku dochodowego. Jeżeli założymy firmę transportową, w której będzie przynajmniej kilku kierowców, to prawdopodobnie samodzielne przeprowadzanie księgowości, będzie dla nas, czyli właściciela bardzo żmudne, kłopotliwe oraz będzie zajmowała ona mnóstwo czasu. Najlepiej jest zatrudnić do tego celu, od razu firmę, która zajmuje się księgowaniem. Najlepiej jeszcze wybrać taką, która ma doświadczenie z obsługiwana firm transportowych w zakresie księgowości. Ma to bardzo duże znaczenie, odnośnie do tego, jak nasza firma będzie funkcjonować. Wprowadzenie odpowiednich norm księgowych ma wpływ nie tylko na to, że będziemy mieć uregulowane wszystkie zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego czy ZUS, ale przede wszystkim daje nam też nam jasny ogląd na temat tego, jak lepiej zarządzać naszą firmą.
Zobacz również:
Co może nam dać dobre księgowanie?
Dobry księgowy może nam dać nie tylko, jak wspomniano wyżej, płacone w terminie podatki i brak zobowiązań wobec urzędów, ale przede wszystkim pozwoli nam zobaczyć pełen ogląd naszego interesu, z punktu widzenia zysków i strat. Bardzo ważne jest to, aby księgowanie rozchodów i dochodów nie było „wrzucane do jednego worka”. Z takiego zestawienia nie będziemy w stanie wywnioskować, skąd biorą się takie, a nie inne koszty. Jedną z tego typu spraw, jest to księgowanie kosztów związanych z tankowaniem paliwa. Paliwo stanowi od 40 do 50% kosztów, jakie będzie generować nasza firma. Oczywiście część tych poniesionych kosztów możemy sobie odliczyć od podatku, a za niektóre towary czy usługi, jakie zakupimy dla naszej firmy, możemy odliczyć sobie VAT.
Jeśli te wszystkie ulgi poskładamy „do kupy”, to może dać naprawdę bardzo dużą oszczędność. Więcej jednak da nam informacja na przykład taka, którzy kierowcy i na jakich trasach, mają większe wydatki na paliwo. Może się okazać, że kierunki, za które mamy zapłacone od klienta mniej, finalnie po odliczeniu wszystkich kosztów, mogą okazać się bardziej intratne, niż te teoretycznie płatne lepiej. Zresztą jest to bolączka wielu firm transportowych. Brak odpowiedniej oceny opłacalności wykonywania kursów, na niektórych trasach. Musimy brać pod uwagę, że koszty związane z transportem, jest to szereg czynników, które nie wpływają w jednakowym stopniu na generowane przez naszą firmę koszty. Na każdej trasie, ich udział może być różny. Musimy na przykład wziąć pod uwagę wiele czynników, związanych z delegowaniem naszych kierowców poza granice naszego kraju.
Księgowanie tras
Kiedy prowadzimy sami księgi przychodów i rozchodów lub robi to za nas firma, powinniśmy tak to prowadzić lub zlecać, aby księgowanie przychodów i rozchodów, było pogrupowane między innymi po trasach, jakie kierowcy wykonywali. Z delegowaniem kierowców za granicę, wiążą się między innymi tego typu straty jak opłaty VIA-TOLL (w każdym kraju są inne). Jeśli na przykład dostaniemy zlecenie transportu w do Niemiec, to może się okazać, że finalnie, chociaż stawka za nie jest dość spora, zarobimy na nich mniej niż na transportach do Rumunii.
Musimy też mieć ogląd na to, czy kierowcy jeżdżący po trasach z tym samym punktem docelowym, ale z innymi punktami pośrednimi, nie zużywają więcej paliwa, na jednej z nich. Może być to związane, chociażby z ukształtowaniem terenu. Dodatkowo różnią się w danych krajach ceny benzyny oraz koszt pracy naszego pracownika. Związany jest to między innymi z ustawą o pracownikach delegowanych. Jeżeli nie będziemy mieli tego wszystkiego zaksięgowanego i nie będziemy mieli tego pogrupowanego, wówczas nie obaczymy tak naprawdę, które kierunki ekspansji są dla nas najbardziej opłacalne, lub inaczej, na jakie zlecenia i za jakie stawki, zgadzać się nie powinniśmy. Najprawdopodobniej nie zarobimy na takich kursach nic, a w niektórych przypadkach możemy nawet do tego typu interesu dołożyć, co jest oczywiście z punktu widzenia biznesowego zupełnie dla nas szkodliwym działaniem. Powinniśmy mieć argumenty oraz wyliczenia, które pozwolą nam podejmować prawidłowe decyzje. Prawidłowe księgowanie może być takim narzędziem.
